Jira Service Management zur Optimierung von HR

Das IT-Team von Atlassian hat seine Workflows um leistungsstarke Funktionen erweitert, die die Bearbeitung von mitarbeiterbezogenen Aufgaben effizienter, kollaborativer und messbarer machen.

Jira Service Management verspricht, hochleistungsfähige Teams freizusetzen. Und sowohl technische Teams als auch die Geschäftsabteilungen, mit denen sie zusammenarbeiten, können von Jira Service Management profitieren, insbesondere HR-Teams.

Das People Technology IT-Team von Atlassian arbeitet mit dem People Team (so nennen wir unsere Personalabteilung) zusammen, um kreative Wege zu finden, die Geschwindigkeit und den Wert zu steigern. Paul Biagio, ein leitender IT-Manager bei Atlassian, steht im Mittelpunkt unserer jüngsten Planungs- und Entwicklungsinitiativen, die Jira Service Management zur Verbesserung der HR-Dienste einsetzen. Paul und sein Team haben einige wirkungsvolle und kreative Wege gefunden, um das Onboarding durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen für neue Mitarbeiter zu verbessern.

„Jira Service Management ist aus mehreren Gründen ein wichtiger Bestandteil der Lösung“, sagt Paul. „Erstens überbrückt es die Lücke zwischen verschiedenen Teams und HR-Plattformen, einschließlich Workday. So können wir die verschiedenen Aufgaben der Mitarbeiter und des People Teams von einem Ort aus besser verfolgen und unterstützen. Außerdem erhalten wir dadurch bessere Daten, um unsere End-to-End-Leistung zu messen.“

Die Notwendigkeit eines besseren Onboarding-Prozesses

Atlassian ist besonders daran interessiert, die Onboarding-Prozesse bei Atlassian zu verbessern, da das Unternehmen in einem noch nie dagewesenen Tempo gewachsen ist – und keine Anzeichen einer Verlangsamung zeigt. Die Unterstützung dieses Wachstums durch Automatisierung und Effizienz kann Geld sparen und ermöglicht es:

  • Die Bandbreite unseres HR-Teams zu erhöhen.
  • Zeit und Geld zu sparen durch einfachere und schnellere Arbeitsabläufe.
  • Messbarkeit von Arbeitsabläufen zu erreichen zur Verbesserung der Übersicht und des Prozesses.
  • Eine intuitive und angenehme Erfahrung für die Mitarbeiter zu schaffen, die das System nutzen.

Der sprunghafte Anstieg der Mitarbeiterzahl bei Atlassian ist umso bemerkenswerter, weil er sich zur gleichen Zeit beschleunigte, als die COVID-Sperrmaßnahmen weltweit in Kraft traten. Tatsächlich haben etwa 40 Prozent der derzeitigen Mitarbeiter in dieser Zeit angefangen zu arbeiten, und viele haben noch nie ein Atlassian-Büro von innen gesehen. Unsere Bemühungen, unsere verteilten Mitarbeiter zu befähigen, schaffen einen besseren Onboarding-Prozess, um viele neue, verteilte Einstellungen zu erleichtern.

Warum wir Jira Service Management ausgewählt haben

Es war einfach, Jira Service Management für dieses Projekt zu wählen, da es viele Schritte gab, die leicht automatisiert und rationalisiert werden konnten. Jira Service Management, ein führendes Tool für ITSM, bietet unter anderem Funktionen für die Verwaltung von Anfragen, Problemen und die Konfigurationsverwaltung. Dank der integrierten Vorlagen und APIs lässt es sich auch leicht in andere Plattformen und Software-Tools integrieren.

„Der Vorteil von Jira Service Management besteht darin, dass es nicht vorgibt, ein Human Resource Information System (HRIS) zu sein. Der Vorteil ist, dass es durch die Automatisierung von Daten aus einem branchenführenden HRIS neue Werte freisetzen kann.“ – Paul Biagio, leitender IT-Manager

Wie Jira Service Management das Onboarding erleichtert

Workday ist das HRIS – die einzige Quelle für personalbezogene Daten. Atlassian wusste, dass sie die Effizienz steigern konnten, indem sie Daten aus unserem HRIS in Jira einspeisten und so die Informationen für Entscheidungen und Maßnahmen nutzen konnten. Um diese Verbindung zwischen Jira und ihrem HRIS herzustellen, wandte sich Atlassian an eine Automatisierungsplattform eines Drittanbieters – Workato.

„Workato ist der Klebstoff, der Workday und Jira miteinander verbindet“, sagt Paul. „Wenn wir jetzt jemanden einstellen und in Workday hinzufügen, wird durch diese Aktion automatisch ein Ticket in Jira Service Management über ein Workato-Rezept erstellt.“

Sobald dieses Ticket erstellt ist, initiiert Workday einen Katalog von Anfragen aus der Onboarding-Checkliste, die unser People Team abarbeitet, einschließlich der Bereitstellung von Laptops und Konten, der Anforderung von Zubehör und der Planung der Einarbeitung. Viele dieser Aufgaben sind keine eingebauten HRIS-Funktionen, aber wenn man Jira Service Management und Workato verwendet, um den Prozess zu automatisieren, werden diese Aufgaben so eingestellt, dass sie beginnen, sobald eine andere beendet ist, oder sogar gleichzeitig. Einfach ausgedrückt: Mit Jira Service Management lassen sich die Onboarding-Aufgaben wesentlich einfacher verwalten.

Mit der Workato-Integration zwischen Workday und Jira Service Management können wir segmentierte Teams überbrücken und die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, reduzieren (und damit auch die unternehmensweiten Kosten). Der Prozess macht den gesamten Katalog der Onboarding-Aufgaben zentral nachverfolgbar und daran messbar, wie schnell die Aufgaben erledigt werden.

„Dadurch, dass die Onboarding-Aufgaben von Jira Service Management in der Warteschlange des Onboarding-Ops-Teams landen, haben wir das Risiko menschlicher Fehler reduziert und eine Menge manueller Arbeit eliminiert“, sagt Andi Breslin, Head of People Operations bei Atlassian. „Es hat nicht nur unserem Talent Acqusition Team und den neuen Mitarbeitern einen Mehrwert gebracht, indem es den Onboarding-Prozess beschleunigt hat, sondern auch unserem Onboarding-Ops-Team mehr Kapazität verschafft.“

Wie Jira Service Management Fälle effizient verwaltet

Atlassian erstellte ein Front-End-Portal und protokollierte Jira Service Management-Fälle für jede Transaktion, die vom People Team bearbeitet werden musste, beginnend mit kritischen, hochvolumigen Transaktionen. Diese Fälle können dem richtigen Mitarbeiter des Personalteams im jeweiligen geografischen Gebiet mit entsprechenden Service Level Agreements (SLAs) zugewiesen werden – ein kleines, aber wichtiges Detail, da jedes Gebiet mit geospezifischen Vorschriften, Gesetzen, Angeboten und Personalrichtlinien arbeitet.

Noch wichtiger ist, dass die Verfolgung dieser Art von Daten es dem Team ermöglicht, sich näher am operativen Geschäft zu orientieren, da sie eine intelligente Entscheidungsfindung unterstützt.

Was wir gelernt haben und die nächsten Schritte

Atlassian hat ein leistungsstarkes HRIS-Tool genommen und es mit Jira Service Management noch besser gemacht. Und dank der einfachen Integration von Workato und der integrierten Vorlagen und API von Jira Service Management ist die Implementierung unkompliziert.

„Wir haben eine neue Funktion für unsere HR-bezogenen Onboarding-Transaktionen eingeführt“, sagt Paul. „Jetzt planen wir, weiter auf die Vision hinzuarbeiten, Jira Service Management zu nutzen, um alle geschäftskritischen Transaktionen wie Versetzungen, Kündigungen, Adressänderungen und vieles mehr zu verbessern.“

Für das ITSM-Team von Atlassian ist Jira Service Management die Brücke zwischen den einzelnen Teams und ein geeignetes Tool, um die Funktionslücken in einer Vielzahl von Geschäftsplattformen zu schließen. Diese Faktoren haben das Team dazu bewogen, mit Lever, einem System zur Bewerberverfolgung, weiteren Geschäftswert zu erschließen.

„Ich wäre nicht allzu überrascht, wenn der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters – von der Einstellung über den ersten Arbeitstag bis hin zu jährlichen Aktivitäten wie Leistungsbeurteilungen und buchstäblich bis zum letzten Arbeitstag – in Zukunft von Jira Service Management abgedeckt wird“, sagt Paul. „Die Möglichkeiten sind endlos und der Wert ist da“.

Wenn Ihr HR-Team seinen Onboarding-Prozess verbessern möchte, könnte Jira Service Management die goldene Eintrittskarte sein. Möchten Sie es herausfinden?

Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.

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