{"id":73388,"date":"2023-01-10T08:00:53","date_gmt":"2023-01-10T08:00:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/?post_type=insightsection&p=73388"},"modified":"2023-01-10T08:00:53","modified_gmt":"2023-01-10T08:00:53","slug":"acht-confluence-best-practices-fuer-hocheffektive-meetings","status":"publish","type":"insightsection","link":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/insights\/blogs\/acht-confluence-best-practices-fuer-hocheffektive-meetings\/","title":{"rendered":"Acht Confluence-Best-Practices f\u00fcr hocheffektive Meetings"},"content":{"rendered":"
Durch die Integration von Meetical mit den Best Practices von Confluence k\u00f6nnen Sie eine integrative und transparente Meeting-Kultur schaffen, die alle lieben werden.<\/p>\n

Confluence hat sich von einer technischen Wissensdatenbank zu einer Plattform f\u00fcr die Zusammenarbeit entwickelt und ist zu einer Drehscheibe f\u00fcr die Zusammenarbeit mit Inhalten f\u00fcr jedes Team in Ihrem Unternehmen geworden – und das aus gutem Grund. Confluence adressiert ein kritisches Problem, mit dem die meisten Unternehmen zu k\u00e4mpfen haben, vor allem diejenigen, die sich f\u00fcr Remote- oder Hybridarbeit entschieden haben: fragmentierte Kommunikation.<\/p>\n

\u00dcber alle Mitarbeitertypen und Unternehmensgr\u00f6\u00dfen hinweg finden im Durchschnitt acht Meetings pro Woche statt. Und Studien haben gezeigt, dass 30 % der Besprechungsteilnehmer Aufgaben nicht erledigen, weil sie sich nach einer Besprechung nicht mehr an wichtige Informationen erinnern k\u00f6nnen. Um den \u00dcberblick \u00fcber diese Aufgaben zu behalten und einen nahtloseren Prozess der Zusammenarbeit zu gew\u00e4hrleisten, ist es f\u00fcr Teams und F\u00fchrungskr\u00e4fte von entscheidender Bedeutung, sich laufend dar\u00fcber auszutauschen, welche Tools sie f\u00fcr die Durchf\u00fchrung ihrer Meetings verwenden sollten.<\/p>\n

Die L\u00f6sung f\u00fcr viele Teams, die Confluence verwenden, ist eine der Vorlagen f\u00fcr Besprechungsnotizen f\u00fcr eine einheitlichere Kommunikation. Atlassian wird weitere Confluence-Best-Practices wie diese vorstellen, um hocheffektive Meetings durchzuf\u00fchren, die f\u00fcr Sie und Ihr Unternehmen einen entscheidenden Vorteil darstellen k\u00f6nnen. (Spoiler-Alarm: Es geht um die sorgf\u00e4ltige Planung von Meetings und die Verwendung der richtigen Produktivit\u00e4ts-Tools, die Sie unterst\u00fctzen!)<\/p>\n

1. Halten Sie die Teilnehmerliste kurz, aber schlie\u00dfen Sie die Zuschauer mit @mentions ein<\/h2>\n

Die Teilnehmerliste kurz zu halten, ist zwar eine bew\u00e4hrte Methode, um ein Meeting produktiv zu halten, aber ebenso wichtig ist es, zu vermeiden, dass sich jemand ausgeschlossen und ungeh\u00f6rt f\u00fchlt – manchmal auch als FOMO („fear of missing out“) bezeichnet.<\/p>\n

Gro\u00dfe F\u00fchrungspers\u00f6nlichkeiten gestalten Meetings so, dass sie eine 100-prozentige Beteiligung anregen. Um dies zu erreichen, m\u00fcssen Sie zun\u00e4chst den Unterschied zwischen Teilnehmern und Zuschauern verstehen und die Zuschauer aussondern. Teilnehmer sind diejenigen, die sich aktiv beteiligen und befugt sind, Entscheidungen zu treffen und wichtige Interessengruppen zu vertreten. Zuschauer werden oft als „optionale“ Teilnehmer auf der Einladung vermerkt. Wie eine Fliege an der Wand beobachten sie meist das Geschehen und sind vielleicht aus FOMO-Gr\u00fcnden anwesend. Letztendlich leisten sie aber keine produktiven Beitr\u00e4ge.<\/p>\n

Nat\u00fcrlich w\u00e4re es sch\u00f6n, wenn alle Teilnehmer an jeder Besprechung teilnehmen k\u00f6nnten, aber das ist nicht immer machbar. Indem Sie die Anzahl der optionalen Teilnehmer begrenzen und sie mit @mentions in Confluence als CC markieren, k\u00f6nnen sich diese Teammitglieder nach Belieben in die Konversation einschalten. Eine \u00dcbersicht \u00fcber die Besprechung und Projektberichte in Confluence sollten ebenfalls dazu beitragen, dass jeder auf dem Laufenden bleibt, ohne zur Teilnahme gezwungen zu sein.<\/p>\n

\"kick-off<\/span><\/p>\n

CC’ing Mitglieder auf der Confluence Meeting Seite<\/p>\n

2. Erstellen Sie eine Tagesordnung und machen Sie sie offen f\u00fcr Beitr\u00e4ge<\/h2>\n

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Wenn Sie eine festgelegte Tagesordnung haben, k\u00f6nnen Sie das Beste aus der Sitzung herausholen. Die Tagesordnung von Confluence-Sitzungen basiert auf Diskussionsthemen und -zielen, die offen f\u00fcr Beitr\u00e4ge sein k\u00f6nnen. Auf diese Weise f\u00fchlt sich jedes Mitglied f\u00fcr das Ergebnis verantwortlich, und die Ziele werden transparenter behandelt.<\/p>\n

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Sie k\u00f6nnen eine Confluence-Besprechungsseite verwenden, um die Tagesordnung im Voraus gemeinsam zu planen. Denken Sie daran, dass Aktionspunkte mit @Markierungen und F\u00e4lligkeitsdaten auch f\u00fcr Vorbereitungsaufgaben verwendet werden k\u00f6nnen. Eine strukturierte Besprechung und die M\u00f6glichkeit, gemeinsam an dieser Struktur zu arbeiten, verbessert nicht nur die Produktivit\u00e4t, sondern auch die Ergebnisse.<\/p>\n

3. Verkn\u00fcpfung von Tagesordnungen in Kalendereinladungen<\/h2>\n

Wenn die Tagesordnung einer Sitzung nicht schnell gefunden wird, k\u00f6nnen die Teilnehmer keine Beitr\u00e4ge leisten. Aber noch wichtiger ist, dass sie sich nicht auf die Besprechung vorbereiten k\u00f6nnen. Da die Vorbereitung der Schl\u00fcssel zu effektiven Besprechungen ist, sollten Sie Besprechungsagenden in Kalendereinladungen verlinken. Dies k\u00f6nnen Sie tun, indem Sie den Link zur Besprechungsseite in die Beschreibung der Besprechung einf\u00fcgen.<\/p>\n

Am einfachsten l\u00e4sst sich diese Best Practice mit der App Meetical Meetings umsetzen. Sie bietet eine nahtlose Integration von Confluence Calendar f\u00fcr Google Workspace und Confluence Outlook f\u00fcr Microsoft 365. Diese Integration hilft jedem, Besprechungsnotizen schnell und effizient zu finden und zu erstellen, alles von einem Ort aus.<\/p>\n

\"meetical<\/span><\/p>\n

Sie k\u00f6nnen die Besprechungsseite mit wenigen Klicks \u00fcber einen integrierten Confluence-Besprechungskalender hinzuf\u00fcgen oder die Confluence-Browsererweiterung bzw. das Outlook-Add-in installieren. Dadurch wird die Erstellung von Confluence-Seiten in Ihre bestehende Kalender-App integriert.<\/p>\n

\"meetical<\/span><\/p>\n

Und f\u00fcr wiederkehrende Besprechungen k\u00f6nnen Sie die Automatisierung aktivieren, die automatisch Seiten f\u00fcr diese Besprechungen Tage im Voraus erstellt und die Seite mit der Kalendereinladung verkn\u00fcpft.<\/p>\n

\"auto<\/span><\/p>\n

Durch die manuelle oder automatisierte Verkn\u00fcpfung der Seite mit den Besprechungsnotizen k\u00f6nnen alle Beteiligten die Tagesordnung leicht finden, bei Bedarf Informationen aus vergangenen Besprechungen abrufen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Auge behalten. Die Vollversion der App kann \u00fcber den Atlassian Marketplace<\/a> installiert werden.<\/p>\n

4. Fachwissen aus verschiedenen Teams einholen<\/h2>\n

Zus\u00e4tzliche Erkenntnisse und Wissen aus anderen Abteilungen f\u00fchren zu besseren und genaueren Ergebnissen. Wenn Sie also etwas mit einem Team besprechen m\u00f6chten, mit dem Sie normalerweise nicht t\u00e4glich zusammenarbeiten, macht Confluence es Ihnen leicht, indem Sie jeden im Unternehmen markieren k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Sie beispielsweise einen Produktmanager aus einem anderen Team um seine Meinung zu einer m\u00f6glichen L\u00f6sung f\u00fcr eine neue Funktion bitten. W\u00e4hlen Sie einfach den Text aus, erstellen Sie einen Kommentar und markieren Sie eine Person mit @mention, um deren Fachwissen zu erhalten.<\/p>\n

<\/span><\/p>\n

Markieren Sie Mitglieder aus verschiedenen Teams f\u00fcr ihren Beitrag<\/p>\n

5. Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als Fragen<\/h2>\n

Dies ist ein psychologischer Kniff, der die Nutzung von Confluence verbessern wird. Anstatt vage Phrasen und Notizen zu schreiben, die nur Sie verstehen k\u00f6nnen, kontextualisieren Sie die Diskussionen mit detaillierten Fragen.<\/p>\n

Wenn es beispielsweise darum geht, zu verstehen, ob eine Agentur einen soliden ROI f\u00fcr den Linkaufbau bieten kann, k\u00f6nnen Sie „Bewertung der Linkaufbau-Agentur“ in die Agenda-Tabelle schreiben. Aber das bietet den anderen Teilnehmern, die Ihrem Gedankengang nicht folgen, m\u00f6glicherweise kein vollst\u00e4ndiges Bild. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Fragen neu zu formulieren:<\/p>\n

    \n
  1. „Verf\u00fcgt die Agentur \u00fcber nachweisbare Fallstudien f\u00fcr \u00e4hnliche Projekte?“<\/li>\n
  2. „Wird sich die Investition auf lange Sicht rechtfertigen lassen?<\/li>\n<\/ol>\n

    Das Stellen von Fragen kann Diskussionen unter den Teammitgliedern ausl\u00f6sen und Klarheit dar\u00fcber schaffen, was genau Sie denken. Anstatt sich nur zu fragen, beginnen Sie, L\u00f6sungen zu finden. Dies hilft Ihnen und Ihren Teammitgliedern, Schlussfolgerungen zu ziehen und Besprechungsziele schneller zu erreichen.<\/p>\n

    6. Machen Sie sowohl pers\u00f6nliche als auch gemeinsame Besprechungsnotizen<\/h2>\n

    Es ist wichtig, gleichzeitig pers\u00f6nliche Notizen und Notizen f\u00fcr die Zusammenarbeit mit dem Team zu machen.<\/p>\n

    Ihre pers\u00f6nlichen Notizen k\u00f6nnen sehr viel kreativer sein und helfen Ihnen, Informationen auf die f\u00fcr Sie beste Weise zu lernen und zu behalten. Ganz zu schweigen davon, dass es Ihnen hilft, w\u00e4hrend der Besprechung aktiv und aufmerksam zu bleiben.\u00a0Eine Confluence-Seite eignet sich dagegen besser, um Entscheidungen und Ma\u00dfnahmen des Teams sowie wichtige Ergebnisse von Diskussionen festzuhalten.<\/p>\n

    Aktionspunkte sollten immer f\u00fcr alle sichtbar aufbewahrt werden, ebenso wie Entscheidungsprotokolle mit den entsprechenden Begr\u00fcndungen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.<\/p>\n

    Entscheidungsprotokolle helfen den Teammitgliedern, den Fortschritt zu messen und zu verstehen, wie genau die einzelnen Besprechungen zu ihren Ergebnissen f\u00fchren. Je zuverl\u00e4ssiger und transparenter Sie die Confluence Meeting Notes<\/a> f\u00fchren, desto reibungsloser werden Ihre Besprechungen ablaufen.<\/p>\n

    \"decision<\/span><\/p>\n

    Offene Zusammenarbeit in Confluence mit Hilfe eines Entscheidungsprotokolls<\/p>\n

    7. R\u00fcckblick auf fr\u00fchere Sitzungen und Aktionspunkte<\/h2>\n

    Produktive Besprechungen funktionieren nicht im luftleeren Raum – sie m\u00fcssen mit den vorangegangenen Besprechungen und Entwicklungen verkn\u00fcpft werden, um einen Zusammenhang herzustellen. Zu diesem Zweck k\u00f6nnen Sie offene Aufgaben erstellen und diese mit dem F\u00e4lligkeitsdatum der neuen Besprechung versehen. Auf diese Weise haben Sie immer dann, wenn Sie eine neue Besprechung beginnen wollen, Berichte aus den vorangegangenen Sitzungen parat.<\/p>\n

    Durch die Einbindung eines Task-Report-Makros<\/a> direkt auf Ihren Besprechungsseiten wird das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Seiten vermieden. Sie k\u00f6nnen die Meetical App verwenden, um automatisch einen Bericht \u00fcber alle offenen Aufgaben in jede wiederkehrende Besprechung einzuf\u00fcgen.<\/p>\n

    \"past<\/span><\/p>\n

    R\u00fcckschau auf vergangene Meetings<\/p>\n

    Eine Umfrage zu den zuvor besprochenen Themen tr\u00e4gt zur Schaffung einer koh\u00e4renten Sitzungskultur bei, und die Teilnehmer f\u00fchlen sich ermutigt, sich in den Prozess einzubringen, weil sie wissen, was vor sich geht. Die \u00dcberpr\u00fcfung abgeschlossener und offener Aufgaben zu Beginn jeder Besprechung schafft ebenfalls ein Gef\u00fchl des Fortschritts.<\/p>\n

    Um diese Best Practice zu implementieren, verwenden Sie das Aufgabenberichtsmakro in Confluence, um eine Liste der offenen und abgeschlossenen Aktionspunkte in einem Bereich oder in einer \u00fcbergeordneten Seite zu erstellen.<\/p>\n

    Wenn Sie die Meetical-Automatisierung zur Erstellung Ihrer w\u00f6chentlichen Besprechungsnotizen verwenden, wird das Makro automatisch eingebunden und zeigt alle offenen Aufgaben innerhalb einer Besprechungsreihe an.<\/p>\n

    8. F\u00fchren Sie Statusbesprechungen asynchron durch (meistens)<\/h2>\n

    Die Durchf\u00fchrung asynchroner Statusbesprechungen ist eine der effektivsten Confluence Best Practices. Obwohl sie unerl\u00e4sslich sind, k\u00f6nnen Statusbesprechungen ziemlich langweilig sein. Wenn Sie die Live-Check-Ins kurz halten – sagen wir 15 Minuten oder so – und den Rest asynchron halten, kann das die Produktivit\u00e4t steigern. Studien zeigen, dass bei Besprechungen, die nicht l\u00e4nger als 15 Minuten dauern, 91 % der Teilnehmer aufmerksam sind. Diese Zahl nimmt stetig ab, bis sie bei Besprechungen, die l\u00e4nger als 45 Minuten dauern, nur noch 64 % erreicht.<\/p>\n

    \"async<\/span>Experiment mit async meetings<\/em><\/p>\n

    Erstellen Sie eine Tabelle, in die die Teammitglieder ihre Daten eingeben k\u00f6nnen, und gew\u00f6hnen Sie sie daran, detaillierte Pl\u00e4ne, H\u00f6hepunkte und Tiefpunkte der Woche mitzuteilen.\u00a0Durch detaillierte Statusberichte k\u00f6nnen Sie die w\u00f6chentlichen Statusbesprechungen schneller abschlie\u00dfen und mehr Zeit f\u00fcr andere Ziele aufwenden. Und wenn Sie die Automatisierung genauso lieben wie wir, dann lassen Sie die Teilnehmerliste automatisch f\u00fcr Sie generieren, just in time.<\/p>\n

    \u00dcber Meetical<\/h2>\n

    Meetical <\/a>basiert auf der beeindruckenden Pr\u00e4misse von Confluence-Besprechungsnotizen und erweitert deren Funktionalit\u00e4t um Kalenderintegrationen, nahtlose Seitenbearbeitung und sofortige Freigabe. Mit einem automatisierten und umfassenden Tool zur Erstellung von Notizen k\u00f6nnen Sie die produktiven Minuten in einem Meeting erh\u00f6hen und die Stunden, die Sie mit der Diskussion derselben Dinge verbringen, reduzieren.<\/p>\n

    Auf den Punkt gebracht<\/h2>\n

    Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Meetings durchf\u00fchrt, sagt viel \u00fcber das Unternehmen aus. Durch die Integration von Meetical mit den Best Practices von Confluence k\u00f6nnen Sie eine integrative und transparente Meeting-Kultur schaffen, an der jeder gerne teilnimmt.<\/p>\n

    Um mehr \u00fcber Atlassian zu erfahren\u00a0kontaktieren Sie uns<\/a>.<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Durch die Integration von Meetical mit den Best Practices von Confluence k\u00f6nnen Sie eine integrative und transparente Meeting-Kultur schaffen, die alle lieben werden. Confluence hat sich von einer technischen Wissensdatenbank zu einer Plattform f\u00fcr die Zusammenarbeit entwickelt und ist zu einer Drehscheibe f\u00fcr die Zusammenarbeit mit Inhalten f\u00fcr jedes Team in Ihrem Unternehmen geworden – und das aus gutem Grund. Confluence adressiert ein kritisches Problem, mit dem die meisten Unternehmen zu k\u00e4mpfen haben, vor allem diejenigen, die sich f\u00fcr Remote- oder Hybridarbeit entschieden haben: fragmentierte Kommunikation. \u00dcber alle Mitarbeitertypen und Unternehmensgr\u00f6\u00dfen hinweg finden im Durchschnitt acht Meetings pro Woche statt. Und Studien haben gezeigt, dass 30 % der Besprechungsteilnehmer Aufgaben nicht erledigen, weil sie sich nach einer Besprechung nicht mehr an wichtige Informationen erinnern k\u00f6nnen. Um den \u00dcberblick \u00fcber diese Aufgaben zu behalten und einen nahtloseren Prozess der Zusammenarbeit zu gew\u00e4hrleisten, ist es f\u00fcr Teams und F\u00fchrungskr\u00e4fte von entscheidender Bedeutung, sich laufend dar\u00fcber auszutauschen, welche Tools sie f\u00fcr die Durchf\u00fchrung ihrer Meetings verwenden sollten. Die L\u00f6sung f\u00fcr viele Teams, die Confluence verwenden, ist eine der Vorlagen f\u00fcr Besprechungsnotizen f\u00fcr eine einheitlichere Kommunikation. Atlassian wird weitere Confluence-Best-Practices wie diese vorstellen, um hocheffektive Meetings durchzuf\u00fchren, die f\u00fcr Sie und Ihr Unternehmen einen…<\/p>\n","protected":false},"author":84,"featured_media":73310,"parent":0,"menu_order":0,"template":"","insight":[41],"insight-subcats":[60],"insight-industry":[750],"insight-services":[],"insight-partners":[],"class_list":["post-73388","insightsection","type-insightsection","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","insight-blogs","insight-subcats-atlassian","insight-industry-technology"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insightsection\/73388","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insightsection"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/insightsection"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/84"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insightsection\/73388\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/73310"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=73388"}],"wp:term":[{"taxonomy":"insight","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insight?post=73388"},{"taxonomy":"insight-subcats","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insight-subcats?post=73388"},{"taxonomy":"insight-industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insight-industry?post=73388"},{"taxonomy":"insight-services","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insight-services?post=73388"},{"taxonomy":"insight-partners","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.globallogic.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/insight-partners?post=73388"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}