Organisieren Sie Ihren E-Mail-Marketingkalender mit Confluence, Team Calendars und Jira

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Die Welt ist voll von Ablenkungen. Slack-Benachrichtigungen, SMS, Einladungen zu Meetings – sie alle kämpfen darum, die Aufmerksamkeit Ihrer Kundinnen und Kunden zu gewinnen. Um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser:innen in einem überfüllten Posteingang auf sich zu ziehen – und sie für Ihre nächste Betreffzeile zu interessieren – ist es wichtig, eine konsistente E-Mail-Kadenz mit relevanten und hochwertigen Inhalten aufrechtzuerhalten.

Atlassian legt großen Wert auf die Pünktlichkeit und Qualität seiner externen E-Mails. Während ein einzelner Versand auf den ersten Blick wie ein einfacher Prozess aussieht, bedarf es einer Menge interner Koordination, um eine E-Mail zu planen und in einem nahtlosen Fluss an die Posteingänge zu senden.

5 Methoden zur Verwaltung Ihres E-Mail-Veröffentlichungskalenders

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Confluence, Jira und Team Calendars in den E-Mail-Marketingprozess von Atlassian eingebunden sind.

1 – E-Mail-Anfragen sammeln

Das E-Mail-Team erhält jeden Monat Hunderte von Anfragen von verschiedenen Gruppen bei Atlassian. Mit Team Calendars kann das Team den Versand aus betrieblicher Sicht verwalten und die Anzahl der Anfragen an einem bestimmten Tag einschätzen, um die Bandbreite des Teams zu planen.

2 – Synchronisierung mit Jira

Die Zeiten, in denen man eine Anfrage direkt an den zuständigen Kollegen oder die zuständige Kollegin im E-Mail-Team richten musste, sind längst vorbei.

Angenommen, ein Confluence-Produktmarketingmanager muss ein Ticket für den monatlichen Confluence-Newsletter einreichen. Um sicherzustellen, dass das Ticket dort ankommt, wo es hingehört, wird die Anfrage in Jira eingereicht, wo sie in eine Warteschlange gestellt wird, die vom E-Mail-Team überwacht wird.

Team Calendars wird von Jira-Filtern unterstützt; sobald eine Anfrage eingereicht wird, wird sie automatisch dem Kalender hinzugefügt, in dem das Bereitstellungsdatum festgelegt wird. Bei Verfügbarkeit wird die Anfrage dann in die Liste aufgenommen..

3 – Kommunikation von Kalenderblocks

Team Calendars ermöglichen eine klare Übersicht über mehrere Jira-Tickets, so dass Stakeholder und Operations Manager:innen auf einen Blick sehen können, wie viele Tickets für einen bestimmten Tag eingereicht wurden. Das Team kann anhand des Kalenders schnell einschätzen, ob noch Zeit für zusätzliche Veröffentlichungen ist. Ein Hindernis kann eine große Unternehmensankündigung sein, oder wenn jeder im Unternehmen beschlossen hat, dass der dritte Donnerstag im Monat der perfekte Tag ist, um eine E-Mail zu versenden (glauben Sie uns, das kommt vor!).

Um Missverständnissen vorzubeugen und Doppelarbeit zu vermeiden, ist Team Calendars die einzige Grundlage für den E-Mail-Plan von Atlassian.  Jedes Teammitglied hat Zugriff auf die gleichen aktuellen Informationen.

4 – Statusverfolgung mit Jira-Filtern

E-Mails durchlaufen den Veröffentlichungsprozess mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Damit das Team den Überblick behält, in welchem Stadium sich die einzelnen E-Mails befinden, sind in Team Calendars farbcodierte Jira-Filter integriert, die sich auf der linken Seite des Kalenders befinden.

5 – Kontext mit Confluence erhalten

Confluence ist eine wahre Fundgrube an Informationen für E-Mail-Teams, vor allem, wenn es mit einem Jira-Ticket verknüpft ist. Alle Informationen zu einem geplanten Versand werden in Confluence erstellt und in ein Jira-Ticket aufgenommen, um Fragen zu beantworten, bevor sie auftauchen.

Wenn es an der Zeit ist, eine E-Mail zu versenden, ist das Team vorbereitet und weiß genau, was der Tag bringen wird.

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Author

Paoula Chotzoli

Atlassian Consultant

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