Vier Wege, um Ihr Lean Portfolio Management noch effizienter zu machen

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Lust auf mehr Effizienz? Diese Expertentipps helfen Ihnen, Zeitverschwendung und unbedachte Ausgaben zu vermeiden und Ihren LPM-Prozess zu verbessern.

Da immer mehr Unternehmen Lean-Methoden anwenden, wird die Diskussion darüber, wie Lean wirklich aussieht, immer breiter. Bei Atlassian geht es oft darum, Annahmen zu testen, anstatt sich auf Business Cases zu verlassen, von einer projektbezogenen Denkweise zu einer produktbezogenen zu wechseln und eine Umgebung zu schaffen, in der es sicher ist, zu scheitern.

Diese Gespräche sind von entscheidender Bedeutung, aber es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, warum Atlassian überhaupt in den organisatorischen Wandel investiert. Im Falle des schlanken Portfoliomanagements bedeutet schlank zu werden, Zeitverschwendung und unbedachte Ausgaben zu vermeiden.

In einem kürzlich durchgeführten On-Demand-Webinar erläuterten Mark Cruth, Solutions Architect, und Caz Gottlieb, Project Lead, vier Schlüsselstrategien, um Ihre schlanken Prozesse noch schlanker zu gestalten. Hier ist, was sie zu sagen hatten.

1. Kontrollieren Sie Ihren Rückstand mit WIP-Limits

Wenn es darum geht, Zeit und Geld zu verschwenden, ist einer der wichtigsten Risikobereiche der Arbeitsrückstand. Ein riesiger Rückstand kann Unternehmen in Panik versetzen, da es nicht ideal ist, Elemente aus dem Rückstand in die Warteschlange für in Arbeit befindliche Projekte (WIP) zu verschieben, wodurch die Mitarbeiter mit einer enormen Menge an Arbeit zurückbleiben.

Eine WIP-Warteschlange umfasst Projekte, die gerade erst begonnen wurden, oder solche, die teilweise abgeschlossen sind und auf ihre Fertigstellung warten – wie die App, die noch nicht ganz fertig ist, oder eine neue Funktion, die gerade in die Entwicklung gegangen ist.

Wenn zu viele Projekte in der WIP-Warteschlange landen, kann das für Teams, die keine Zeit für die Bearbeitung ihrer aktuellen Projektliste haben, sehr belastend sein. Deshalb sagen Mark und Caz, dass es notwendig ist, WIP-Limits festzulegen, die genau das sind, wonach sie klingen – Beschränkungen dafür, wie viel Arbeit gleichzeitig in einer Phase des Arbeitsablaufs platziert werden kann.

Ohne eine WIP-Grenze von fünf oder weniger Aufgaben in jeder Kategorie können Teams mit einer unüberschaubaren Anzahl von Aufgaben konfrontiert werden. Das führt zu Chaos, schlechter Arbeitsmoral und großen Engpässen. Und wenn Sie nur die Waren verfolgen, die durchkommen, sehen Sie nicht das ganze Bild der Verschwendung und des Chaos mitten im Prozess, weshalb die Verwendung von Grenzwerten so klug ist.

without WIP limits

Wenn Sie ein WIP-Limit einführen, kontrollieren Sie, wie viel Arbeit Ihren Prozess durchläuft.

with WIP limits

Wenn nur eine kleine Anzahl von Projekten gleichzeitig das System durchlaufen kann, fällt es den Unternehmen leichter, Prioritäten zu setzen, welche Projekte für ihren Erfolg wichtig sind. Projekte, die nicht mehr benötigt werden, können aus dem Rückstand herausgenommen werden, um Unordnung zu beseitigen. Und wenn die Führungskräfte den Arbeitsablauf überprüfen, müssen sie sich nicht mehr durch halbfertige, depriorisierte oder veraltete Projekte wühlen, sondern haben einen klareren und effizienteren Überblick über die tatsächlichen Prioritäten und den Stand der Dinge.

Die Festlegung von WIP-Grenzen ist auch deshalb von Vorteil, weil dadurch die Engpässe in Ihrem Prozess aufgedeckt werden. Wenn Sie eine Warnung erhalten, sobald ein Teil Ihres Arbeitsablaufs an seine Grenzen stößt, bekommen Sie ein Gefühl dafür, wo die meisten Verzögerungen auftreten, welche Teams überlastet sind und welche Genehmigungsprozesse zu lange dauern. Je enger Sie die Grenzen ziehen, desto deutlicher werden Ihre Engpässe, bevor sich die WIP-Körper zu hoch stapeln.

2. Ausrichtung auf die wichtigsten Prioritäten anhand strategischer Themen

How to align teams at scale

Nach Ansicht der Atlassian-Experten ist der schlankeste Weg zur Prioritätsanpassung ein strategisches Thema, das die Unternehmensziele mit den Portfolio-Prioritäten verbindet. Strategische Themen beeinflussen die Portfoliostrategie, liefern den geschäftlichen Kontext für die Entscheidungsfindung und können zur Ergebnismessung verwendet werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise 1.000 Nutzer für eine mobile App gewinnen möchte, ist eine strategische Investition in Ressourcen zur Entwicklung der App erforderlich. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, alle Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen. Wenn Sie mehrere Prioritäten von verschiedenen Interessengruppen in vielen verschiedenen Bereichen des Unternehmens haben, kann es unklar sein, welche Priorität an erster Stelle steht – jeder denkt, seine Priorität sei die Nummer 1.

Wenn Sie den Prozess durch gemeinsame Kanban-Tafeln und -Diagramme transparenter machen, haben die Beteiligten ein besseres Gefühl dafür, wo ihre Prioritäten im Gesamtbild einzuordnen sind. Ihre Sichtweise kann sich auch ändern, wenn der volle Umfang der Arbeitslast sichtbar wird. Beispielsweise haben die Beteiligten mehr Geduld, bis sie an der Reihe sind, wenn sie sehen, wie wichtig andere Anfragen nach Ressourcen sind.

3. Entkoppeln Sie das Was vom Wie

Die Führung und die Stakeholder, die Einblicke in die allgemeine strategische Ausrichtung des Unternehmens, der Produkte und der Teams haben, sind diejenigen, die bestimmen, welche Art von Arbeit zu erledigen ist (und sollten es auch sein). Sollten Sie eine mobile Anwendung entwickeln? Ist die Reparatur von Funktion A dringender als die Entwicklung von Funktion B? Das sind Fragen, die sie diskutieren sollten, und Antworten, die sie definieren sollten.

Problematisch wird es jedoch, wenn diese Führungskräfte und Interessenvertreter auch diktieren, wie die Dinge erledigt werden, weil sie während des Prozesses Mikromanagement betreiben. Was Atlassian tut, ist Sache der Führung. Die Art und Weise, wie sie es tun, sollte besser den Teammitgliedern überlassen werden, die die Arbeit tatsächlich erledigen, und sie sollten die Möglichkeit haben, sich umzuorientieren oder einen effizienteren Weg zu wählen, wenn sie es für richtig halten.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Zeit, nicht auf das Geld

Geld zu sparen und Einnahmen zu erzielen, hat für jedes Unternehmen oberste Priorität. Schließlich muss Atlassian profitabel sein, um den Betrieb seiner Unternehmen aufrechtzuerhalten. Die Experten von Atlassian sind jedoch der Meinung, dass es an der Zeit ist, sich von der Verwaltung von Geld abzuwenden und sich stattdessen auf die Optimierung von Zeit und Ressourcen zu konzentrieren.

Aber wie? Laut Mark geht es vor allem darum, zu antizipieren, wie die Teams ihre Zeit verbringen sollen, und zu verfolgen, ob diese Zeiteinteilung funktioniert oder nicht.

Nehmen wir zum Beispiel an, die Leitung hat den Teams zwei Epen zugewiesen – Epos A und Epos B. Epos A ist wichtiger, also entscheiden wir, dass 75 % der Zeit des Teams dafür aufgewendet werden sollten. Die anderen 25 % unserer Zeit gehen an Epos B.

resource allotment

Wenn Atlassian eine Statusüberprüfung durchführt und feststellt, dass nur 50 % der Teamzeit auf Epic A – ihr Projekt mit höherer Priorität – entfallen und nicht 75 %, dann müssen sie die Gründe dafür untersuchen. Es könnte sich herausstellen, dass die Ressourcen neu zugewiesen oder die Prioritäten überdacht werden müssen.

Sie wollen eine schlankere LPM?

Weitere Tipps und einen tieferen Einblick in die Frage, wie Sie Ihr schlankes Portfoliomanagement noch schlanker gestalten können, finden Sie im vollständigen On-Demand-Webinar mit Mark und Caz. In nur 30 Minuten gehen sie auf alles ein, von den ersten Schritten bis hin zu Gesprächen mit Unternehmen über die Prioritäten, die sie vorgegeben haben.

Kontaktieren Sie uns um mehr zu erfahren.

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Paoula Chotzoli

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