Virtuelle Zusammenarbeit: nicht mehr nur für Remote-Teams

share

Gegen die allgemeine Meeting-Abneigung und die Zoom-Fatigue ankämpfen, und das auch noch remote mit Teams auf der ganzen Welt? Ohne persönliche Meetings? Geht das? Geht! Mit virtueller Zusammenarbeit an Stelle vieler Meetings. In diesem Artikel zeigen wir wie das umgesetzt werden kann.

Was bedeutet virtuelle Zusammenarbeit überhaupt?

Virtuelle Zusammenarbeit bezieht sich auf die Zusammenarbeit im Team mit Hilfe digitaler Werkzeuge zur Erfüllung von Aufgaben unabhängig von Ort und Zeit. Ist die virtuelle Kollaboration dabei für auf der ganzen Welt verteilte Teams ihr täglich Brot, kann diese Art der Zusammenarbeit selbst für Teams, die im selben Gebäude sitzen, Vorteile mit sich bringen.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Chat-Tools, idealerweise mit verschiedenen Räumen für bestimmte Aufgaben – Hiermit lässt sich jedes Teammitglied jederzeit und überall schnell erreichen.
  • Internes System zum Bloggen, zur Dokumentenfreigabe und Inhaltsverwaltung – Ein solches System macht Informationen rund um die Uhr und für jeden im Team zugänglich, durchsuchbar und hilf bei der Organisation. Auf diese Weise können Datensilos vermieden werden.
  • Projektmanagement-Software – Hilft den Überblick zu behalten, Aufgaben zuzuweisen, Dokumente zu teilen und Arbeitsabläufe zu verfolgen.

Sie alle bieten eine hervorragende Alternative zu zeitraubenden persönlichen Treffen oder Meetings. So ermöglichen sie es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den eigenen Tagesablauf so zu planen, dass kreative Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden und produktiv gearbeitet werden kann ohne ständig durch Meetings unterbrochen zu werden.

Wieso ist das eine Alternative zum Meeting?

Richtig eingesetzt können diese Tools für die virtuelle Zusammenarbeit die Produktivität steigern und die Notwendigkeit von Meetings insgesamt reduzieren. Hier einige Tipps, damit die virtuelle Kollaboration funktioniert:

  • Wichtige Informationen schriftlich bereitstellen, ob in einer Mail, als Blogpost oder Chatroom Update – So sind die Informationen auch später noch abrufbar und es muss nur das konsumiert werden, was für die/den Einzelnen relevant ist.
  • Probleme in einem Blogpost umreißen und Lösungsansätze & Denkanstöße als Kommentare sammeln – Spart Zeit im Vergleich zu klassischen Brainstorming-Sessions und es ist bewiesen, dass auf dies Weise der/die Einzelne mehr beiträgt.
  • Frist Aufgaben oder Feedback festlegen – Hilft nach Priorität zu sortieren.
  • Explizite Aufgabenlisten mit Verantwortlichen anlegen – So weiß jeder ganz genau was zu tun ist.
  • Eine Kultur der Verantwortlichkeit in Bezug auf Aufgabenzuweisungen und Fristen aufbauen – Wenn Verantwortlichkeiten und Fristen nicht eingefordert werden, kann man zum Schluss kommen dieses Verhalten sei akzeptabel und das Projekt gerät aus der Bahn.

Es zeigt sich: Tools zur virtuellen Zusammenarbeit sind nicht nur während der Home-Office Zeit nützlich, sondern auch bei Teams, die auf der ganzen Welt verteilt sind. Sie bieten eine hervorragende Alternative zu persönlichen Treffen, werden jedoch von zu wenigen Menschen als praktikable Option erkannt. Allerdings gibt es auch hier einen Haken: Es braucht nicht nur die Tools, sondern es braucht auch Menschen, die bereit sind neue Tools auszuprobieren und offen sind ihre Arbeit zu teilen. Achten Sie zudem darauf, wer in diese Chaträume und Live-Dokumente aufgenommen wird. Genauso wie es lästig ist, zu einer Besprechung eingeladen zu werden, zu der man nicht hätte gehen müssen, ist es auch lästig, eine Reihe von Benachrichtigungen und Pings zu Projekten zu erhalten, die einen nicht betreffen.

Brauchen wir dann überhaupt noch Meetings?

Die schlechte Nachricht: ja es gibt und wird immer Situationen geben in den Meetings von Nöten sind. Dazu gehören beispielsweise 1-on-1 Meetings mit der/dem Vorgesetzten. Dabei ist wichtig: alle müssen wissen warum die Besprechung abgehalten wird! Wenn nicht alle den gleichen Informationsstand haben, kommt kein Ergebnis zustande. Und: bevor zu einem Meeting eingeladen wir, immer noch einmal kurz überlegen, ob dies vielleicht auch durch eine andere Art der virtuelle Kollaboration ersetzt werden könnte und wer wirklich an einem Meeting teilnehmen muss.

Sie suchen selbst nach weiteren Möglichkeiten, den Teamzusammenhalt aus der Ferne zu stärken? Als zertifizierter Atlassian Platinum Solution Partner beraten wir Sie gerne zu Kooperationstools und implementieren diese natürlich auch für Sie. So strukturieren Sie die Arbeit im Team auch wenn dieses auf der ganzen Welt verstreut ist und bringen alle an einen Ort. Sprechen Sie uns an!

Author

Viktoria Minholz

Sales and Online Marketing

View all Articles

Blog category

Blog Categories

Top Authors

Mohammad Ashfaque

Mohammad Ashfaque

Senior Lead, Engineering

Rahul Barik

Rahul Barik

Senior Solution Architect, Technology

Julian Groll

Julian Groll

Senior Designer

Werner Nintzel

Werner Nintzel

Senior Software Engineer