BPM y casos de éxito

BPM es una metodología que propone actividades y herramientas para modelar, describir, y ejecutar los procesos de negocio de una organización o empresa. Antes de empezar o iniciarse bajo la visión BPM, es interesante analizar y ver ejemplos y casos de éxito de la metodología.

En la referencia [1] se recolectan muchos de estos casos de éxito, en donde empresas y desarrolladores cuentan en primera persona su experiencia utilizando BPM. En este artículo nos concentraremos en dos ejemplos seleccionados de dicha lista. En ambos, BPM permitió clarificar procesos claves, y fue crucial para detectar puntos débiles en el proceso de reglas de negocio.

Caso 1: Sistema de Aeropuertos en Portugal

En la referencia [2] se encuentra desarrollado este ejemplo por completo. Se trata de la empresa Ana Aeroportos, de Portugal, encargada del manejo de varios aeropuertos de ese país. En particular, es responsable del toda la infraestructura que permite a los pasajeros conectarse y recorrer el mundo.

Se utilizó BPM para modelar el proceso denominado “Change Orders”, cuyo objetivo principal responder con eficiencia ante cambios de reglas de negocio. Es un proceso complejo, ya que cambios relativos a aspectos tecnológicos deben ser considerados, autorizados e implementados sin impactar de manera negativa en el funcionamiento general previo al cambio. Se apuntó a resolver los siguientes puntos a través de técnicas BPM:

– ¿Se puede estructurar el proceso de otra manera para hacerlo más simple y eficaz?
– ¿Cómo implementar la nueva estructura?

Una manera de atacar este problema es entrevistando a todos los involucrados, y conseguir un panorama general del flujo de control del proceso; sin embargo, este es un proceso costoso. Para reducir su alcance se utilizaron actividades de minería de información: buscando logs de datos de la ejecución del sistema se encontraron muchos aspectos a mejorar. El análisis de dicha información permitió encontrar fallas estructurales que funcionaban como cuellos de botella en el procesamiento de la información. Una manera de detectarlos es buscar actividades o procesos que se repitan una y otra vez.

Luego, el proceso de entrevistas se redujo sólo a porciones reducidas del comportamiento general, facilitando la tarea. Como era de esperarse, atacando los cuellos de botella se logró mejorar la performance del proceso. Claro que todo pudo lograrse empleando BPM para modelar el proceso de negocio, e identificar a través del mismo situaciones de superación.

Caso 2: Multi-CHEM

Multi-Chem es una empresa dedicada al mundo químico. En la referencia [3] se detalla por completo cómo el área de sistemas aplicó técnicas BPM para mejorar sus procesos operacionales. Se describirán aquí los principales puntos.

Fernando Coronado, gerente de aplicaciones de software, estaba a cargo de la adquisición de software para la empresa, su integración y de los desarrollos propios. A medida que la empresa iba creciendo detectó serios problemas en el manejo y autorización de documentos claves: para solucionarlo, empezó a trabajar con el área de Recursos Humanos, la cual manejaba formularios como licencias, permisos de viajes, nuevo personal, etc. El problema es que no estaba claro dónde estaba un documento en un momento dado, y quién lo había autorizado.

El grupo de IT tuvo la responsabilidad de encontrar una solución más efectiva. Por un lado se sabía que se necesitaba un producto que manejara todos los documentos de manera electrónica pero que fuera más preciso que el correo electrónico, y donde estuviera el manejo de todo el flujo de control y del proceso. Otro requerimiento importante fue la escalabilidad. Tenía que ser un producto que se adaptara rápidamente al crecimiento esperado de la empresa.

A través de un modelado BPM del proceso, se lograron identificar puntos cruciales: el nuevo sistema tenía que reflejar los procedimientos que se seguían manualmente, controlar dichos procesos, tener identificado en todo momento la ubicación y estado de todo documento, y finalmente permitir el monitoreo y auditaría en cada paso.

Con estos puntos se desarrolló finalmente un producto web, respondiendo a las necesidades buscadas. Emplear BPM permitió por un lado tener un conocimiento claro y general de todas las áreas y procesos involucrados en el manejo de documentos claves. También dio la posibilidad de detectar de optimizar el tiempo de recorrido de dichos documentos. Finalmente, ayudó a clarificar el proceso de captura de requerimientos para el desarrollo del nuevo producto web, incluyendo la capacidad de monitoreo y auditoría.

Referencias:

[1] http://www.bptrends.com/resources_publications.cfm?publicationtypeID=DFFB84D1-1031-D522-339E8B42679D513F
[2] http://www.bptrends.com/deliver_file.cfm?fileType=publication&fileName=BPTrends%20Article%20Process%20Mining%20%2D%20Ana%20Aeroportos%20de%20Portugal%2DAlberto%20Manuel%20%20V01%2DFinal%2Epdf
[3] http://www.bptrends.com/publicationfiles/02-01-11-CS-Multi-Chem-Relies%20on%20BPM-Coronado-final.pdf